Comprende la Ley FMLA en tu Trabajo

En la vida, todos enfrentamos momentos inesperados que requieren nuestra total atención, ya sea por una condición de salud grave propia, la llegada de un nuevo miembro a la familia, o la necesidad de cuidar a un ser querido. En Estados Unidos, existe una ley federal diseñada para proteger tu empleo durante estas situaciones: la Ley de Licencia Familiar y Médica, conocida como FMLA por sus siglas en inglés (Family and Medical Leave Act).

Entender cómo funciona la FMLA es crucial para navegar estos desafíos sin el temor de perder tu fuente de ingresos o tus beneficios de salud. Esta ley establece derechos y responsabilidades tanto para los empleados como para los empleadores, buscando un equilibrio entre las necesidades personales y familiares de los trabajadores y los requerimientos operativos de las empresas.

La FMLA es un pilar fundamental en la protección laboral, garantizando que, bajo ciertas condiciones, puedas tomarte un tiempo necesario para atender asuntos personales o familiares importantes sin poner en riesgo tu carrera. Pero, ¿quiénes pueden acogerse a ella? ¿En qué situaciones aplica? Y quizás la pregunta más apremiante para muchos: ¿significa esto que recibirás un salario mientras estás ausente?

¿Qué Proporciona Exactamente la FMLA?

La Ley de Licencia Familiar y Médica es una legislación federal que otorga a los empleados elegibles el derecho a tomar una licencia laboral. Su objetivo principal es permitir a los trabajadores ausentarse de sus puestos por ciertas razones familiares y médicas calificadas, con la seguridad de que su empleo estará protegido a su regreso.

Específicamente, la FMLA proporciona hasta 12 semanas laborales de licencia no remunerada en un período de 12 meses para la mayoría de los motivos calificantes. Durante esta licencia, la ley exige que el empleador mantenga los beneficios de salud grupales del empleado como si este siguiera trabajando. Además, una vez finalizada la licencia FMLA, el empleado tiene derecho a regresar a su mismo puesto de trabajo o a uno equivalente, es decir, con la misma paga, beneficios, responsabilidades y condiciones laborales.

La ley también contempla disposiciones especiales para las familias de militares. Los empleados elegibles pueden tomar licencia FMLA por razones específicas relacionadas con ciertos despliegues militares de sus familiares. De manera más amplia, la FMLA para cuidadores militares permite a los empleados elegibles tomar hasta 26 semanas de licencia en un único período de 12 meses para cuidar a un miembro cubierto del servicio militar con una lesión o enfermedad grave.

¿Quiénes Están Cubiertos por la FMLA?

No todos los empleadores ni todos los empleados están cubiertos por la FMLA. La ley establece criterios claros para determinar qué negocios deben cumplirla:

• Todas las agencias públicas, incluyendo empleadores locales, estatales y federales, así como agencias educativas locales (escuelas).
• Empleadores del sector privado que emplean a 50 o más empleados durante al menos 20 semanas laborales en el año calendario actual o el anterior. Esto incluye empleadores conjuntos y sucesores de empleadores cubiertos.

Si trabajas para una pequeña empresa con menos de 50 empleados, es probable que tu empleador no esté obligado por la FMLA federal. Sin embargo, es fundamental verificar las leyes de licencia de tu estado, ya que muchos estados tienen sus propias leyes que pueden aplicar a empresas más pequeñas.

¿Quiénes Son Elegibles para Tomar Licencia FMLA?

Cumplir con el requisito de que tu empleador esté cubierto es solo el primer paso. Para ser elegible tú, como empleado, debes cumplir varios criterios:

• Trabajar para un empleador cubierto por la FMLA.
• Haber trabajado al menos 1,250 horas durante los 12 meses previos al inicio de la licencia. Es importante destacar que estas horas incluyen solo las horas efectivamente trabajadas para el empleador; las licencias pagadas o no pagadas (incluida la propia FMLA) no cuentan para este cálculo. (Existen reglas especiales para miembros de tripulaciones aéreas).
• Trabajar en un lugar donde el empleador tenga 50 o más empleados dentro de un radio de 75 millas.
• Haber trabajado para el empleador durante al menos 12 meses. Estos 12 meses de empleo no tienen que ser consecutivos. En general, solo se cuenta el empleo dentro de los últimos siete años, a menos que la interrupción del servicio se deba a obligaciones militares del empleado o esté regida por un convenio colectivo u otro acuerdo escrito.

Cumplir con todos estos requisitos es esencial para que tu solicitud de licencia sea considerada bajo la protección de la FMLA.

Motivos que Califican para Tomar Licencia FMLA

Una vez que se cumplen los requisitos de empleador y empleado, la licencia FMLA solo puede tomarse por ciertos motivos específicos. Un empleador cubierto debe otorgar hasta 12 semanas laborales de licencia no remunerada y con protección del puesto en un período de 12 meses por uno o más de los siguientes motivos:

• Por el nacimiento de un hijo o hija, y para establecer un vínculo con el recién nacido.
• Por la colocación de un hijo en adopción o cuidado de crianza temporal contigo, y para establecer un vínculo con ese niño.
• Para cuidar a un familiar directo (cónyuge, hijo o padre, pero no un suegro/suegra) con una condición de salud grave.
• Para tomar licencia médica cuando tú, como empleado, no puedes trabajar debido a una condición de salud grave propia.
• Por cualquier exigencia calificante que surja del hecho de que tu cónyuge, hijo, hija o padre esté en servicio activo cubierto o en llamado a servicio activo cubierto como miembro de la Guardia Nacional, Reservas o Fuerzas Armadas Regulares.

Adicionalmente, como se mencionó, la FMLA permite a los empleados elegibles tomar hasta 26 semanas laborales de licencia no remunerada y con protección del puesto en un “único período de 12 meses” para cuidar a un miembro cubierto del servicio militar con una lesión o enfermedad grave.

Licencia por Nacimiento o Adopción

La licencia para establecer un vínculo con un recién nacido o un niño recién colocado en adopción o cuidado de crianza debe concluir dentro de los 12 meses posteriores al nacimiento o la colocación. La licencia intermitente para estos fines está sujeta a la aprobación del empleador. Sin embargo, si el niño tiene una condición de salud grave, el empleado tiene derecho a tomar licencia FMLA de forma intermitente si es médicamente necesario, y dicha licencia no está sujeta a la limitación de 12 meses después del nacimiento/colocación.

Tanto las madres como los padres tienen el mismo derecho a tomar licencia FMLA para establecer un vínculo con un recién nacido. Una madre también puede tomar licencia FMLA para atención prenatal, incapacidad relacionada con el embarazo y por su propia condición de salud grave después del parto. Un padre también puede usar la licencia FMLA para cuidar a su cónyuge que está incapacitada debido al embarazo o el parto.

Condición de Salud Grave

Este es un término clave en la FMLA y se refiere a una enfermedad, lesión, impedimento o condición física o mental que involucra:

• Atención de hospitalización (una estancia de una noche en un hospital u otra instalación de atención médica).
• Tratamiento continuo por un proveedor de atención médica. Esto incluye condiciones que te incapacitan a ti o a tu familiar (por ejemplo, incapacidad para trabajar o ir a la escuela) por más de tres días consecutivos y requieren tratamiento médico continuo (múltiples citas o una cita con atención de seguimiento como medicación). También incluye condiciones crónicas que causan períodos ocasionales de incapacidad y requieren tratamiento al menos dos veces al año, así como el embarazo (incluyendo citas prenatales, náuseas matutinas y reposo en cama médicamente requerido).

Es importante saber que la FMLA puede cubrir condiciones de salud mental, como ansiedad severa, depresión, trastornos alimenticios o PTSD, si cumplen con la definición de condición de salud grave (por ejemplo, requieren tratamiento continuo o incapacidad). Además, la donación de órganos, incluso a un no familiar, puede calificar como una condición de salud grave bajo la FMLA si implica hospitalización o tratamiento continuo.

Duración y Tipo de Licencia

La licencia FMLA estándar es de 12 semanas laborales en un período de 12 meses. Para el cuidado de un miembro cubierto del servicio militar con una lesión o enfermedad grave, la licencia puede ser de hasta 26 semanas en un único período de 12 meses (que comienza el primer día que se toma esta licencia específica).

Licencia Intermitente o con Horario Reducido

No siempre es necesario tomar la licencia FMLA de forma continua. Cuando es médicamente necesario, los empleados pueden tomar licencia FMLA de forma intermitente (en bloques de tiempo separados por una sola razón calificante) o con un horario de trabajo reducido (reduciendo el horario semanal o diario habitual). Si la licencia se necesita para un tratamiento médico planificado, el empleado debe hacer un esfuerzo razonable para programar el tratamiento de manera que no interrumpa indebidamente las operaciones del empleador.

La licencia para vincularse con un recién nacido o un niño adoptado/en crianza solo puede tomarse de forma intermitente con la aprobación del empleador y debe completarse dentro de los 12 meses posteriores al nacimiento o colocación.

Si necesitas licencia intermitente o con horario reducido por tratamientos médicos previsibles, tu empleador podría transferirte temporalmente a un puesto alternativo con paga y beneficios equivalentes que se adapte mejor a los períodos recurrentes de licencia que tu puesto regular, siempre y cuando tu proveedor de atención médica lo apruebe.

¿Es Pagada la Licencia FMLA?

Esta es una pregunta muy común. La respuesta directa es que la FMLA federal solo exige licencia no remunerada. La ley no obliga a tu empleador a pagarte mientras estás de licencia FMLA.

Sin embargo, la ley sí permite que un empleado elija, o que el empleador requiera, el uso de licencia pagada acumulada (como vacaciones, días por enfermedad o licencia familiar pagada) para cubrir parte o la totalidad del período de licencia FMLA. Si decides o te requieren usar licencia pagada, debes seguir las reglas normales de licencia de tu empleador para sustituir la licencia pagada. Cuando se usa licencia pagada por una razón cubierta por la FMLA, esa licencia se considera protegida por la FMLA.

Es crucial entender que, aunque la FMLA federal no pague, las leyes estatales o las políticas de la empresa sí pueden ofrecer licencia pagada. Varios estados en EE. UU. tienen programas de licencia pagada que pueden complementar o coincidir con la licencia FMLA. En estos casos, podrías recibir beneficios económicos del estado o de tu empleador mientras estás de licencia FMLA. Es importante consultar con el departamento de recursos humanos de tu empresa y revisar las leyes de tu estado para entender tus opciones de pago durante la licencia.

Certificación Médica: Probando la Necesidad de Licencia

Para la licencia tomada debido a una condición de salud grave (tuya o de un familiar), tu empleador puede requerir que la necesidad de la licencia esté respaldada por una certificación emitida por un proveedor de atención médica. Tu empleador debe darte al menos 15 días calendario para obtener esta certificación.

Si tu empleador considera que la certificación está incompleta, debe informarte por escrito qué información adicional se necesita y darte una oportunidad razonable (generalmente al menos 7 días calendario) para corregir la deficiencia.

Tu empleador puede requerir una segunda o tercera opinión médica (a cargo del empleador) si tiene dudas sobre la validez de la certificación original. Sin embargo, no estás obligado a entregar tus registros médicos completos a tu empleador; solo debes proporcionar la certificación que contenga los hechos médicos suficientes para establecer que existe una condición de salud grave.

El empleador debe solicitar la certificación médica, en la mayoría de los casos, en el momento en que notificas la necesidad de licencia o dentro de los cinco días hábiles siguientes. Si la licencia es imprevista, la solicitud debe hacerse dentro de los cinco días posteriores al inicio de la licencia. La recertificación para una condición continua generalmente no se puede solicitar con una frecuencia mayor a cada 30 días en relación con una ausencia, a menos que la condición dure más de 30 días (en cuyo caso se espera el período especificado, pero no más de cada seis meses). Se puede solicitar una nueva certificación cada año de licencia para condiciones que duran más de un año.

Es importante destacar que, aunque tu empleador puede contactar a tu proveedor de atención médica para autenticar o aclarar la certificación (cumpliendo con las regulaciones de HIPAA y utilizando personal autorizado, no tu supervisor directo), no pueden exigir que firmes una autorización de divulgación médica como parte del proceso de certificación FMLA. Sin embargo, si no proporcionas una certificación completa o una autorización que permita al proveedor hacerlo, tu solicitud de FMLA podría ser denegada.

Retorno al Trabajo Después de la FMLA

Uno de los derechos más importantes bajo la FMLA es la protección del puesto. Al regresar de la licencia FMLA, ya sea después de un período continuo o de una instancia de licencia intermitente, tu empleador debe restaurarte a tu mismo puesto de trabajo o a uno que sea casi idéntico (equivalente).

Un puesto equivalente debe cumplir con los siguientes criterios:

• Ofrecer el mismo turno o horario de trabajo general, y estar en un lugar geográfico cercano (que no implique un aumento significativo en el tiempo o la distancia de viaje diario).
• Involucrar deberes, responsabilidades y estatus iguales o sustancialmente similares.
• Incluir el mismo nivel general de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y autoridad.
• Ofrecer una paga idéntica, incluyendo paga premium equivalente, oportunidades de horas extras y bonificaciones, participación en ganancias u otros pagos, y cualquier aumento salarial incondicional que haya ocurrido durante la licencia FMLA.
• Ofrecer beneficios idénticos (como seguro de vida, seguro de salud, seguro por discapacidad, licencia por enfermedad, vacaciones, beneficios educativos, pensiones, etc.).

En algunos casos, el empleador puede requerir una certificación de aptitud para el trabajo antes de permitirte regresar, si la licencia fue por tu propia condición de salud grave. Esta política debe aplicarse de manera uniforme a todos los empleados en situaciones similares. La certificación puede requerir que un proveedor de atención médica confirme tu capacidad para realizar las funciones esenciales de tu puesto, si el empleador te ha notificado adecuadamente y proporcionado una lista de dichas funciones.

Si no presentas una certificación médica o de aptitud para el trabajo solicitada correctamente, la protección FMLA para tu licencia podría retrasarse o denegarse. Si nunca proporcionas una certificación médica, la licencia no se considera FMLA. Si no presentas una certificación de aptitud para el trabajo, el empleador puede retrasar tu reincorporación o incluso denegarla si nunca la proporcionas.

Notificación: ¿Qué Debes Hacer y Cuándo?

Tanto los empleados como los empleadores tienen responsabilidades de notificación bajo la FMLA.

Notificación del Empleado

Si la necesidad de tomar licencia FMLA es previsible (por ejemplo, una cirugía programada o el nacimiento de un hijo), debes notificar a tu empleador con al menos 30 días de antelación, si es practicable. Si es previsible pero con menos de 30 días de antelación, debes notificar tan pronto como sea practicable, generalmente el mismo día o el siguiente día hábil.

Si la necesidad de licencia no es previsible (por ejemplo, una emergencia médica), debes notificar a tu empleador tan pronto como sea practicable dadas las circunstancias. Debes proporcionar suficiente información para que el empleador pueda determinar razonablemente si la FMLA puede aplicar a tu solicitud. Esto puede incluir indicar que estás incapacitado, has sido hospitalizado, no puedes realizar las funciones del puesto, o que tú o un familiar están bajo el cuidado continuo de un proveedor de atención médica.

La primera vez que solicitas licencia por una razón calificante, no necesitas mencionar explícitamente la FMLA. Sin embargo, si solicitas licencia por una razón FMLA para la cual tu empleador ya te ha otorgado licencia protegida por la FMLA, debes hacer referencia específica a la razón calificante o a la necesidad de licencia FMLA.

Generalmente, debes cumplir con los procedimientos normales de tu empleador para solicitar una ausencia, a menos que circunstancias inusuales te lo impidan.

Notificación del Empleador

Los empleadores cubiertos por la FMLA deben informar a sus empleados sobre la ley. Esto incluye publicar un aviso en un lugar visible en el lugar de trabajo y distribuirlo en manuales para empleados o a nuevos empleados. Este aviso explica las disposiciones de la FMLA y cómo presentar quejas.

Cuando un empleado solicita licencia FMLA o el empleador se entera de que una licencia podría ser para un propósito FMLA, el empleador debe notificar al empleado sobre su elegibilidad para tomar la licencia e informarle sobre sus derechos y responsabilidades bajo la FMLA. Esta notificación de elegibilidad debe darse, salvo circunstancias atenuantes, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la solicitud del empleado o a que el empleador tenga conocimiento.

Una vez que el empleador tiene suficiente información para determinar que la licencia es por una razón calificante de la FMLA, debe notificar al empleado que la licencia está designada y se contará como licencia FMLA. Esta notificación de designación también debe darse dentro de los cinco días hábiles, salvo circunstancias atenuantes. Debe indicar si se sustituirá licencia pagada por no pagada y si se requerirá una certificación de aptitud para el trabajo al regresar.

Consideraciones Especiales: Militares y Tripulaciones Aéreas

Disposiciones Militares

La FMLA incluye derechos específicos para las familias de militares. La licencia por exigencia calificante (hasta 12 semanas) aplica cuando un familiar directo (cónyuge, hijo, hija o padre) está en servicio activo cubierto en un país extranjero. Las exigencias calificantes pueden incluir lidiar con arreglos militares, actividades de apoyo familiar, reuniones con terceros, actividades post-despliegue, entre otras.

La licencia para cuidadores militares (hasta 26 semanas en un único período de 12 meses) permite cuidar a un miembro cubierto del servicio militar (actual o veterano reciente) con una lesión o enfermedad grave sufrida en el cumplimiento del deber. Esto incluye lesiones o enfermedades que se manifiestan durante el servicio activo o después, como PTSD o TBI. El cuidado puede ser para cónyuge, hijo, hija, padre o el “pariente más cercano” del militar (definido por la ley, incluyendo hermanos, abuelos, tíos, etc., a menos que el militar haya designado a alguien más por escrito).

Es posible tomar una combinación de licencia estándar de 12 semanas y licencia para cuidadores militares, pero el total no puede exceder las 26 semanas en ese único período de 12 meses, y no más de 12 semanas pueden ser por razones FMLA no militares (como nacimiento o enfermedad propia). Las semanas de licencia para cuidadores militares no utilizadas en el período de 12 meses se pierden.

Empleados de Tripulaciones Aéreas

Debido a sus horarios de trabajo no tradicionales, los pilotos y asistentes de vuelo tienen reglas especiales de elegibilidad de horas de servicio bajo la FMLA. Deben haber trabajado o recibido pago por al menos el 60% de su garantía mensual aplicable Y haber trabajado o recibido pago por al menos 504 horas en los 12 meses previos, sin incluir tiempo de viaje personal o tiempo de vacaciones, médico o por enfermedad.

Su lugar de trabajo para fines de elegibilidad FMLA se considera su base o domicilio principal. La licencia FMLA para tripulaciones aéreas se calcula de manera diferente: tienen derecho a 72 días de licencia FMLA (12 semanas x 6 días/semana) o 156 días de licencia para cuidadores militares (26 semanas x 6 días/semana) en un período de 12 meses. Si toman menos de un día de licencia, el empleador puede requerirles usar un día completo, pero solo si no regresan al trabajo ese día.

FMLA y Derechos Adicionales o Prohibiciones

Sustitución de Licencia Pagada

Como se mencionó, puedes elegir (o tu empleador puede requerir) sustituir la licencia pagada acumulada por la licencia FMLA no remunerada. Esto significa que ambas licencias corren concurrentemente: recibes paga según la política de licencia pagada y tu ausencia está protegida por la FMLA. Debes cumplir con las reglas de tu empleador para usar la licencia pagada. Por ejemplo, si la política de enfermedad requiere tomar días completos, y necesitas solo unas horas por una razón FMLA, puedes tomar el día completo (usando un día completo de FMLA) o negociar con tu empleador, o simplemente tomar las horas como licencia FMLA no pagada.

Impacto en Bonificaciones

Un empleador puede negar una bonificación basada en el logro de un objetivo (como horas trabajadas o asistencia perfecta) a un empleado que toma licencia FMLA, siempre y cuando trate a los empleados que toman FMLA de la misma manera que a los que toman otro tipo de licencia no FMLA. Si un empleador no niega una bonificación de asistencia perfecta a empleados que usan vacaciones, tampoco puede negársela a un empleado que usó vacaciones por una razón FMLA.

Horas Extras Requeridas

Si tu condición médica te impide trabajar horas extras requeridas, puedes usar licencia FMLA en lugar de trabajar esas horas. Las horas que se te habrían requerido trabajar pueden contarse contra tu derecho a la FMLA. Los empleadores deben seleccionar a los empleados para las horas extras requeridas de manera que no discriminen a quienes necesitan usar licencia FMLA.

Protección contra Represalias

La FMLA prohíbe a los empleadores interferir, restringir o negar el ejercicio de tus derechos FMLA. También prohíbe tomar represalias contra ti por solicitar o tomar licencia FMLA, presentar una queja o cooperar con una investigación. Usar la licencia FMLA como factor negativo en acciones laborales (contratación, promociones, disciplina) o contarla en políticas de asistencia basadas en puntos está prohibido.

Preguntas Frecuentes sobre la FMLA

¿Cubre la FMLA el cuidado de un hermano?

Generalmente, la FMLA cubre cónyuges, hijos y padres. Sin embargo, podrías calificar si actúas en lugar de un padre (in loco parentis) para un hermano menor de 18 años, o mayor de 18 si es incapaz de cuidarse a sí mismo debido a una discapacidad, y tiene una condición de salud grave calificante bajo la FMLA.

¿Mi empleador debe mantener la confidencialidad de mi condición médica?

Sí. La FMLA requiere que tu empleador mantenga tus registros médicos confidenciales y separados de tus archivos de personal regulares. También deben cumplir con otras leyes de privacidad aplicables como HIPAA. Tu supervisor directo no debe contactar a tu proveedor de atención médica.

¿Qué hago si mi empleador me trata mal o me niega la licencia FMLA?

Si crees que tus derechos bajo la FMLA han sido violados, o si tu empleador ha tomado represalias contra ti por intentar ejercer tus derechos, debes contactar a la División de Horas y Salarios (Wage and Hour Division - WHD) del Departamento de Trabajo de EE. UU. Ellos administran y hacen cumplir la FMLA y pueden investigar tu queja.

¿Cómo afecta USERRA (Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados) a la elegibilidad FMLA?

USERRA asegura que los miembros del servicio militar que regresan a su empleo civil reciban crédito por el tiempo que habrían trabajado si no hubieran estado en servicio militar. Este tiempo cuenta para cumplir con los requisitos de 12 meses de empleo y 1,250 horas trabajadas para la elegibilidad FMLA.

Conclusión

La FMLA es una herramienta vital para proteger tu empleo y tus beneficios de salud cuando necesitas tomarte un tiempo para atender asuntos familiares o médicos serios. Aunque la licencia FMLA estándar no es pagada, te brinda la tranquilidad de saber que tu puesto te espera a tu regreso, y tus beneficios de salud se mantendrán. Es fundamental conocer tus derechos, entender los requisitos de elegibilidad, los motivos que califican y los procedimientos de notificación y certificación. Si tienes dudas o enfrentas problemas con tu empleador en relación con la FMLA, buscar información adicional o contactar a las autoridades laborales es el paso correcto. Tu bienestar y el de tu familia son importantes, y la FMLA está ahí para ayudarte a protegerlos.

Si quieres conocer otros artículos parecidos a Comprende la Ley FMLA en tu Trabajo puedes visitar la categoría Radio.