Software para Gestión de Instalaciones (FM)

La Gestión de Instalaciones (FM), según la información proporcionada, abarca las herramientas y servicios esenciales para mantener las operaciones diarias de edificios e infraestructura funcionando de manera fluida, segura y sostenible. Incluye una amplia gama de tareas como el mantenimiento, las reparaciones, la gestión del espacio, la planificación, la seguridad y la salud, la seguridad, la gestión energética y mucho más. Los profesionales de FM manejan diversas responsabilidades para asegurar que los edificios y espacios estén bien mantenidos, sean seguros y funcionales.

En este contexto complejo y variado, el software de gestión de instalaciones emerge como una herramienta vital para la planificación de instalaciones, la eficiencia operativa y para estar al tanto de los aspectos esenciales.

¿Por Qué Es Importante la Gestión de Instalaciones?

La gestión de instalaciones es una pieza vital que permite que una empresa funcione como una máquina bien engrasada. Afecta diversos aspectos de tus instalaciones, tales como:

• Productividad de los empleados: Asegura que los empleados tengan el equipo funcional y un lugar de trabajo seguro y cómodo.
• Eficiencia energética: Mantiene bajos los costos de energía mediante el mantenimiento adecuado.
• Reducción de costos: Permite prevenir o retrasar reparaciones y reemplazos costosos.
• Sostenibilidad: Contribuye a operaciones más amigables con el medio ambiente.
• Optimización tecnológica: Integra y gestiona la tecnología dentro de las instalaciones.
• Escalabilidad: Facilita la adaptación de las operaciones a medida que la empresa crece.
• Capacidades de automatización: Permite la automatización de tareas repetitivas.
• Experiencia del empleado: Crea un entorno de trabajo positivo y funcional.

Para las empresas que poseen y gestionan sus instalaciones, una sólida gestión de instalaciones garantiza que los empleados tengan el equipo funcional necesario para su trabajo y un lugar de trabajo seguro y cómodo. También afecta directamente el resultado final, permitiendo prevenir o retrasar reparaciones y reemplazos costosos, mantener bajos los costos de energía mediante la eficiencia energética, entre otros beneficios.

Para las empresas que alquilan y gestionan instalaciones para sus inquilinos o clientes, la gestión de instalaciones permite cumplir con los contratos y establecer una reputación positiva para hacer crecer el negocio.

¿Qué Hace un Gestor de Instalaciones?

Los gestores de instalaciones pueden tener muchos títulos y sus responsabilidades pueden estar divididas entre un equipo completo. Generalmente, un gestor de instalaciones mantiene el edificio, sus activos y sus operaciones mecánicas.

Esto puede variar entre edificios ocupados por el propietario y edificios comerciales de alquiler. Si tu empresa es propietaria del edificio donde opera, el gestor de instalaciones supervisa todos los sistemas del edificio, así como todas las necesidades mecánicas dentro del mismo (como las regulaciones laborales y de seguridad). Si tu empresa alquila la instalación, el gestor de instalaciones solo será responsable de las necesidades mecánicas de tu empresa dentro del edificio. El administrador de la propiedad del arrendador gestionará los sistemas y exteriores del edificio.

Los gestores de instalaciones son responsables de tareas como:

• Planificación de sostenibilidad.
• Mantenimiento preventivo.
• Coordinación de reparaciones para sistemas del edificio y/o equipo.
• Creación y aplicación de estrategias para la seguridad en el lugar de trabajo.
• Programación y realización de inspecciones legalmente requeridas.
• Supervisión de la limpieza de las instalaciones.
• Planificación para la mitigación de desastres.

El trabajo de un gestor de instalaciones es variado y complejo, lo que hace que el software de gestión de instalaciones sea una herramienta vital para la planificación, la eficiencia operativa y para estar al tanto de lo esencial.

¿Qué Es el Software de Gestión de Instalaciones?

El software de gestión de instalaciones (FM) permite a las organizaciones gestionar todo su programa de reparación y mantenimiento desde un panel basado en la web. Este tipo de software está diseñado para ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero gestionando sus edificios, activos y ocupantes de manera más eficiente y efectiva.

Con una plataforma sólida de gestión de instalaciones, los gestores de instalaciones con múltiples ubicaciones pueden realizar una amplia gama de funciones relacionadas con el mantenimiento y la reparación continuos, incluyendo la gestión de activos, la búsqueda y el cumplimiento de contratistas comerciales, la ejecución de órdenes de trabajo, la programación de mantenimiento preventivo, la facturación y el análisis de datos.

Las herramientas adecuadas permiten a los equipos de FM rastrear adecuadamente el uso del espacio, analizar los patrones de gasto a lo largo del tiempo, lograr el cumplimiento normativo, aumentar la eficiencia energética y reducir costos.

Beneficios Clave del Software de Gestión de Instalaciones

Una plataforma robusta de software de mantenimiento facilita una serie de tareas necesarias para garantizar el soporte de la marca 24/7 en todas las ubicaciones, al tiempo que proporciona información estratégica sobre los costos de mantenimiento y la asignación de recursos. Los beneficios clave incluyen:

• Gestión de Reparación y Mantenimiento

  La responsabilidad principal de cualquier equipo de gestión de instalaciones es mantener los activos en óptimas condiciones de funcionamiento, lo que implica la programación proactiva de las reparaciones o el mantenimiento de equipos necesarios (R&M). El software adecuado facilita la presentación de órdenes de trabajo de mantenimiento de activos sobre la marcha, el seguimiento de su estado y la garantía de su finalización.

• Gestión de Inventario

  El software de gestión de instalaciones simplifica cómo las empresas rastrean y gestionan piezas y suministros. Centraliza los datos de inventario y ofrece información clara sobre el uso, lo que facilita la reordenación oportuna. Además, tu instalación también puede mejorar el ahorro de costos, ya que estas funciones ayudan a verificar que todas las compras de piezas, suministros o servicios se realicen a través de proveedores preaprobados por tu organización.

• Gestión de Piezas y Suministros

  El software de gestión de instalaciones proporciona un mecanismo fácil de usar donde las empresas pueden comprar materiales aprobados, obtenidos y contratados. Mantener el control sobre estas compras ayuda a las empresas a ahorrar dinero, garantizar la calidad, optimizar los pedidos y realizar un seguimiento de las garantías.

• Procesamiento de Pagos/Liquidación

  Utilizando software de gestión de instalaciones, las facturas de contratistas pueden enviarse en línea, validarse según las tarifas contratadas y los impuestos de venta aplicables, codificarse para el procesamiento de G/L y vincularse con sistemas de contabilidad de terceros.

• Gestión de Activos

  El software de gestión de instalaciones proporciona una única plataforma donde se puede almacenar un registro completo de todos los equipos y ubicaciones, incluyendo todo el historial de trabajo y los registros de mantenimiento. Esto simplifica cómo gestionas los activos, así como el seguimiento de las garantías de los equipos, las inspecciones obligatorias y el mantenimiento planificado.

• Gestión de Propuestas

  La mayoría de las plataformas de gestión de instalaciones ofrecen gestión digital de RFP (Request for Proposal), lo que permite a los gestores de FM enviar fácilmente una solicitud de propuesta a uno o más contratistas, monitorear el estado de la RFP y aceptar o firmar contratos rápidamente.

• Acceso a Centro de Llamadas

  El software de gestión de instalaciones a menudo incluye acceso a un centro de llamadas para la presentación de órdenes de trabajo 24/7 por parte del personal de la ubicación por teléfono. Esto permite un seguimiento formal de las solicitudes de servicio urgentes para garantizar el rendimiento oportuno del contratista y la reasignación si es necesario.

• Sourcing y Gestión de Contratistas

  Los equipos de instalaciones pueden acceder a contratistas calificados, evaluados y asegurados, y a todos los datos de los contratistas, incluyendo formularios W-9 e información de seguros, a través de una base de datos centralizada. Esto simplifica el proceso de contratación y garantiza un trabajo de mayor calidad a un costo menor.

• Mantenimiento Preventivo y Programado

  El mantenimiento preventivo es clave para mantener bajos los costos de R&M. Con el software de FM, puedes programar, autorizar precios NTE (Not-to-Exceed) y validar todos los eventos de mantenimiento de instalaciones preventivo y programado, incluyendo inspecciones obligatorias.

• Arquitectura Abierta y Escalable

  El software de gestión de instalaciones entregado en la nube y como SaaS funciona independientemente de la plataforma de TI subyacente y se puede adaptar fácilmente a las actualizaciones o cambios del sistema de toda la empresa.

Características del Software de Gestión de Instalaciones

Las plataformas de software de gestión de instalaciones suelen ofrecer un conjunto robusto de características diseñadas para optimizar las operaciones:

• Gestión Simplificada de Órdenes de Trabajo

  El personal de la ubicación puede ingresar solicitudes de servicio de mantenimiento de instalaciones directamente en el sistema; las órdenes de trabajo se dirigen luego al contratista apropiado con tarifas preaprobadas.

• Soporte para el Personal

  Acceso a soporte para actualizaciones y mantenimiento de la solución, incorporación de contratistas y ubicaciones específicas del sitio, y escalabilidad a medida que tu organización continúa creciendo.

• Plataforma SaaS (Software como Servicio)

  Los sistemas de gestión de instalaciones basados en la nube, continuamente actualizados, eliminan las costosas instalaciones y actualizaciones de software. Eliminan la carga de soportar hardware adicional, lo que reduce drásticamente el costo total de propiedad.

• Análisis de Gastos

  Todos los datos y análisis de gastos de gestión de instalaciones se muestran en tiempo real en gráficos de panel fáciles de leer. Permite ver datos históricos, identificar tendencias y valores atípicos, comparar con objetivos y estándares de la industria, y pronosticar gastos futuros.

• Integraciones con Terceros

  El software de gestión de instalaciones se conecta fácilmente a otras plataformas corporativas, como sistemas de contabilidad y pago de terceros, minimizando errores de entrada de datos y optimizando los procesos de pago y auditoría.

• Sourcing y Acreditación de Contratistas Sencilla

  Disfruta de procesos simples y automatizados para mantener y actualizar la información de contacto y pago de contratistas y rastrear seguros y certificaciones. Además, accede a directorios de contratistas para encontrar proveedores de servicios calificados con las habilidades adecuadas para el proyecto específico.

Preguntas Frecuentes sobre Software de FM

El software de gestión de instalaciones está diseñado para optimizar los programas de reparación y mantenimiento automatizando el proceso de órdenes de trabajo, facilitando el mantenimiento preventivo y proporcionando una gran cantidad de datos valiosos sobre el rendimiento y el gasto de las instalaciones. Por supuesto, cada empresa tiene diferentes necesidades en cuanto a la gestión de instalaciones. Antes de implementar una solución de software de FM, las empresas deben considerar varias preguntas comunes.

¿Qué es un sistema de gestión de FM?

Un sistema de gestión de FM (o sistema de gestión de instalaciones) es una solución de software integral diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar y supervisar eficientemente sus activos físicos, espacios e infraestructura. Proporciona herramientas para planificar, rastrear, optimizar y mantener diversos aspectos de las operaciones, el mantenimiento y los servicios de una instalación. Las características clave pueden incluir gestión de activos, gestión de órdenes de trabajo, gestión de espacio, mantenimiento, gestión de proveedores y energía, asignación de recursos, y herramientas de informes y análisis. Los sistemas de gestión de instalaciones se utilizan en una amplia gama de industrias, incluyendo bienes raíces comerciales, atención médica, educación, plantas de fabricación y sectores gubernamentales, donde gestionar operaciones y mantenimiento complejos de instalaciones es esencial para un funcionamiento óptimo.

¿Cuáles son los dos tipos principales de software de gestión de instalaciones?

Existen dos tipos principales de herramientas de gestión de instalaciones en el mercado actual: software CAFM y software CMMS. Aunque comparten características, su enfoque varía ligeramente:

El software CAFM sirve principalmente como una base de datos para equipos, gastos y actividades relacionadas con FM y a menudo incluye funcionalidad BIM o CAD. El software CMMS es otro tipo de software de gestión de instalaciones con muchas de las mismas características comunes que se utilizan en el software CAFM, pero proporciona una visión más profunda de la planificación y ejecución del mantenimiento de una empresa. El software CMMS puede incluir capacidades automatizadas de programación y seguimiento de mantenimiento y está particularmente orientado hacia el mantenimiento preventivo.

¿Cómo ayuda el software de gestión de instalaciones a las empresas a reducir costos?

Implementar una plataforma de software es una de las formas más rápidas de reducir el gasto en gestión de instalaciones. Pasar de un sistema manual propenso a errores e ineficiente a una plataforma digitalizada y automatizada disminuye el tiempo y los recursos que deben dedicarse a la gestión de órdenes de trabajo, permitiendo a los equipos centrarse en medidas preventivas y con visión de futuro. Además, el acceso a análisis avanzados facilita la identificación de patrones de gasto excesivo y áreas centrales de mejora para que puedan abordarse y revertirse rápidamente. El mejor software de gestión de instalaciones también se integra con sistemas financieros de terceros para ayudar a las empresas a mejorar la transparencia en el gasto de R&M, evitando el proceso que consume mucho tiempo de entrada manual de datos. Las empresas pueden acceder a métricas valiosas como el costo por pie cuadrado por año, por usuario, por lugar de trabajo, por mes y muchos otros informes relevantes. Estos datos ayudan a los equipos de instalaciones a identificar áreas que necesitan mejora y a encontrar soluciones para reducir costos estratégicamente.

Finalmente, el mejor software de gestión de instalaciones facilita que las empresas implementen programas de mantenimiento preventivo. El mantenimiento preventivo ahorra dinero al reducir la cantidad de averías y reparaciones de emergencia que una empresa experimenta cada año, al tiempo que previene la pérdida de garantía y los reemplazos innecesarios de equipos. Con un programa de mantenimiento preventivo automatizado en marcha, los activos durarán más y el gasto general de mantenimiento se reducirá considerablemente.

¿Cuál es el ROI típico del software de gestión de instalaciones?

El software de gestión de instalaciones generalmente tiene un ROI sólido, especialmente para empresas con múltiples ubicaciones cuyos programas de instalaciones se han gestionado previamente de forma manual. A menudo, los ahorros generados únicamente al cambiar al procesamiento electrónico de pagos (en lugar de la facturación manual) son suficientes para compensar el costo de una plataforma de gestión de instalaciones y más. Para estimar el ROI potencial, multiplica tu gasto anual total en mantenimiento por el porcentaje total de ahorro anual esperado como resultado de la implementación del software. Este valor representa tu ahorro anual total en eficiencia. Resta el costo del software de FM del ahorro anual total en eficiencia para determinar el ahorro anual total del ROI.

¿Cuál es el papel de la gestión de instalaciones?

El papel de la gestión de instalaciones (FM) es asegurar que los edificios y espacios funcionen sin problemas. Implica tareas como mantenimiento, seguridad, protección, consumo y eficiencia energética, elaboración de presupuestos y planificación de emergencias. El FM tiene como objetivo crear un entorno seguro, productivo y cómodo, al tiempo que gestiona los costos y el cumplimiento normativo. Es vital para una organización que funcione bien.

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